Jäsenrekisterin rekisteriseloste

Tämä on Oulun ylioppilaskamerat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018

  1. Rekisterin pitäjä

Oulun ylioppilaskamerat ry

PL 3000

90014 Oulun yliopisto

 

  1. Rekisterin vastaava yhteyshenkilö

Antti Törmä / Puheenjohtaja

puheenjohtaja@yokamerat.org

 

  1. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

 

  1. Peruste henkilötietojen käsittelyyn

Ylläpitää jäsenrekisteriä lain vaatimusten mukaisesti ja yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseksi.

 

  1. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika

Rekisteri sisältää tiedot Oulun ylioppilaskamerat ry:n jäsenistä. Kerättäviä tietoja ovat

Etunimi

  1. etunimi (yhdistyslaki vaatii tallentamaan koko nimen)
  2. etunimi (yhdistyslaki vaatii tallentamaan koko nimen)

Sukunimi

Sähköpostiosoite

Jäsenmaksun maksupäivämäärä

Jäsenyyden tyyppi (varsinainen jäsen tai ulkojäsen.

Säilytysaika on jäsenmaksun maksupäivästä seuraavan kalenterivuoden loppuun. Tämän jälkeen jäsenen tiedot anonymisoidaan ja lasketaan mukaan jäsenmäärätilastoon.

 

  1. Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään uudelta jäseneltä jäseneksi liittymisen yhteydessä yokamerat.org -sivustolla olevan liittymislomakkeen kautta tai paperilomakkeen avulla. Tiedot voidaan kerätä myös suullisesti tai sähköpostin avulla.

 

  1. Rekisterin tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Oulun ylioppilaskamerat ry ei luovuta rekisterin tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot, kuten jäsenhakemukset säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee salasanalla suojatussa tiedostossa.

Oulun ylioppilaskamerat ry huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

 

  1. Rekisterin tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.